Licença-maternidade: quem paga e os 4 custos que ficam

Resumo executivo

• Na licença-maternidade, a empresa paga o salário-maternidade na folha e compensa o valor no recolhimento das contribuições previdenciárias. O custeio final é da Previdência, o efeito de caixa é da empresa.
• Quatro custos não entram nessa compensação e ficam integralmente com o empregador: FGTS, benefícios mantidos, plano de saúde e cobertura da vaga.
• O item que mais escapa da conta do RH é o plano: a mensalidade continua, e passa a incluir o recém-nascido.
• Para a licença-paternidade, a Lei 15.371/2026 muda o desenho a partir de 2027, com escalonamento até 2029 e custeio pela Previdência.

O fluxo do dinheiro, item a item

A tabela abaixo separa duas perguntas que costumam ser tratadas como uma só: quem desembolsa na hora e quem custeia no fim.

Uma linha em sete se compensa. As outras seis são custo direto, e é por isso que a resposta curta que circula na internet, de que o INSS paga tudo, não ajuda quem fecha a folha.

Como funciona a compensação, na prática

O art. 72, § 1º, da Lei 8.213/1991 estabelece que cabe à empresa pagar o salário-maternidade devido à empregada gestante, efetivando-se a compensação quando do recolhimento das contribuições sobre a folha de salários.

Em termos operacionais, isso significa três movimentos. A empresa lança o salário-maternidade na folha do período de afastamento. O valor é informado nos sistemas de escrituração fiscal e previdenciária. E ele é abatido do que a empresa recolheria de contribuição previdenciária naquele período.

O efeito é de caixa, não de resultado. Se a empresa tem contribuição a recolher suficiente, a compensação é praticamente imediata e quase não se percebe. Em empresa pequena, com poucos eventos e recolhimento baixo, o desencaixe pode durar mais de um ciclo.

Este artigo descreve o mecanismo geral. A operacionalização da compensação, os campos de escrituração e o tratamento de casos particulares devem ser validados com a contabilidade, porque variam conforme regime e situação.

Há um paralelo direto com outro evento que o RH acompanha de perto: o afastamento por incapacidade. A lógica de quem paga o quê e o que acontece com o benefício está descrita em como funciona o plano de saúde no afastamento pelo INSS. A diferença é que ali o evento é imprevisível, e aqui existe aviso com meses de antecedência.

Os quatro custos que ficam com a empresa

1. FGTS

O depósito continua devido durante a licença-maternidade. Não entra na compensação e representa um percentual sobre a remuneração ao longo de todo o período.

2. Benefícios mantidos

Vale-refeição, auxílio-creche, seguro de vida e o que mais a política ou a convenção coletiva determinar. Cada empresa tem uma lista diferente, e ela raramente está consolidada em um único lugar.

3. Plano de saúde

A mensalidade da colaboradora continua e, na maioria dos casos, entra a do recém-nascido. É o item que mais cresce em relação ao mês anterior ao afastamento, e o único que gera custo recorrente permanente depois do retorno.

4. Cobertura da vaga

Contratação temporária, redistribuição de carga ou hora extra. Não aparece como custo de licença em nenhum relatório: aparece diluído em outras rubricas.

Somados, esses quatro itens formam o custo real do evento para a empresa. Nenhum deles é evitável, e todos são previsíveis com meses de antecedência, o que os torna planejáveis.

O recém-nascido no plano: prazo e carência

A inclusão do bebê como dependente tem uma janela definida em contrato, e ela costuma ser curta. Dentro dela, a inclusão acontece sem que o recém-nascido precise cumprir carência.

Perder o prazo é o erro mais caro de todo o processo, e ele acontece por um motivo banal: a comunicação do nascimento chega ao RH pela colaboradora, que está de licença, e não por um fluxo automático. Quando o aviso demora, a janela fecha.

A regra de quem pode entrar como dependente e em que condições está em quem pode ser incluído como dependente no plano empresarial. O funcionamento das carências, e o que muda quando o prazo é perdido, está em como funciona a carência no plano de saúde empresarial.

A prática que resolve é simples: incluir no checklist de saída para licença um lembrete com o prazo contratual e o canal de comunicação do nascimento, entregue à colaboradora antes do afastamento.

A licença-paternidade e a Lei 15.371/2026

A Lei 15.371, de 31 de março de 2026, reescreve o desenho da licença-paternidade, e o efeito para a folha começa em 2027.

São três mudanças que importam ao empregador. A primeira é a duração escalonada: 10 dias a partir de 1º de janeiro de 2027, 15 dias a partir de 2028 e 20 dias a partir de 2029. A segunda é o custeio: cria-se o salário-paternidade como benefício previdenciário, com a empresa pagando e solicitando reembolso, em lógica semelhante à do salário-maternidade. A terceira é a estabilidade provisória no emprego até 30 dias após o término da licença, com indenização em dobro se houver dispensa sem justa causa no período.

A terceira mudança é a que mexe no processo, não no custo. Ela exige que o desligamento passe a checar se o colaborador está em período de estabilidade por paternidade, coisa que hoje nenhum fluxo de saída verifica.

Vale registrar uma condicionante: o escalonamento está vinculado ao cumprimento das metas fiscais previstas na Lei de Diretrizes Orçamentárias. O planejamento de 2027 deve considerar o calendário como previsto, e acompanhar confirmação mais perto da data.

Para quem quer entender se compensa ir além do mínimo legal e aderir à prorrogação, a conta está em Empresa Cidadã e a conta por regime tributário.

O evento na folha, etapa por etapa

O afastamento por maternidade é um dos poucos eventos de pessoal com aviso prévio de meses. Isso permite tratá-lo como processo, com etapas e responsáveis, em vez de reagir na semana do parto.

A linha do nascimento é a única que depende de uma ação da colaboradora enquanto ela está afastada. Por isso é a que mais falha, e a que mais se resolve com um lembrete entregue antes da saída.

O retorno, e o que ele exige da empresa

O fim da licença não encerra as obrigações do evento, e é aqui que se concentram os passivos mais comuns.

A estabilidade da gestante segue seu próprio prazo, contado da confirmação da gravidez, e ainda está em curso quando a colaboradora volta. Qualquer movimentação de desligamento no período precisa ser checada contra essa data, e o fluxo de saída da maioria das empresas não faz essa verificação de forma automática.

Há também as pausas para amamentação, com previsão legal própria, que exigem acordo prático sobre horário e local. Empresa que não organiza isso antes do retorno costuma resolver caso a caso, com resultado desigual entre áreas.

Do lado do benefício, o retorno consolida um custo novo e permanente: o dependente incluído continua no plano. Ele deixa de ser um item do evento e passa a integrar a base da carteira, com efeito no perfil e no custo dos ciclos seguintes.

Por fim, vale medir a permanência doze meses após o retorno. É a métrica que responde se a política de parentalidade da empresa funciona, e ela sai do próprio sistema de folha, sem pesquisa nem fornecedor.

Três erros de folha que aparecem depois

• Tratar o salário-maternidade como despesa comum e não informar a compensação. O valor sai do caixa e não volta, e a correção depois exige retificação.
• Suspender benefício durante o afastamento sem base em política ou convenção. Gera passivo e desgaste no retorno, por um valor pequeno.
• Não registrar a inclusão do dependente na data correta. O efeito aparece meses depois, quando o bebê precisa de atendimento e a carência ainda está em curso.

Os três têm a mesma raiz: a licença é tratada como evento da colaboradora, e não como processo da empresa. Quando existe checklist com prazos e donos, os três desaparecem. Um paralelo de organização por conformidade está em a Lei 15.377/2026 e os exames preventivos.

Checklist do RH para cada evento

A lista abaixo cobre o ciclo inteiro e existe para tirar o processo da memória de quem conduz. Ela vale igualmente para adoção e guarda judicial, com as adaptações de prazo que cada caso exige.

• Na comunicação da gravidez: registrar a data, que é o marco inicial da estabilidade, e sinalizar o evento para o departamento pessoal e para a gestão da área.
• Até 30 dias antes do afastamento: entregar à colaboradora o resumo com o prazo de inclusão do recém-nascido no plano, o canal para comunicar o nascimento e, se a empresa aderiu ao Programa Empresa Cidadã, o prazo de requerimento da prorrogação.
• No início da licença: conferir o lançamento do salário-maternidade na folha e a manutenção dos benefícios previstos em política ou convenção.
• Durante o afastamento: confirmar com a contabilidade que a compensação nas contribuições foi informada corretamente no período.
• No nascimento: incluir o dependente dentro da janela contratual e guardar o comprovante da inclusão com a data.
• Antes do retorno: alinhar com a gestão as pausas de amamentação e a retomada de rotina, e verificar se a estabilidade ainda está em curso.
• Doze meses após o retorno: registrar se houve permanência, para alimentar a leitura de retenção.

Duas travas de processo evitam quase todo o retrabalho. A primeira é ter um responsável nomeado por evento, e não pela rotina em geral. A segunda é que o prazo do plano de saúde tenha alerta automático, porque é o único item da lista cuja perda não tem correção posterior sem custo.

Uma última observação sobre linguagem interna. Vale evitar tratar a licença como interrupção da carreira nos comunicados e nas conversas de calibração. O evento é previsto em lei, tem duração conhecida e não deveria funcionar como critério informal em decisão de promoção ou de sucessão.

Fechando o raciocínio: a resposta curta que circula na internet, de que o INSS paga a licença-maternidade, está certa quanto ao custeio final e é inútil para quem administra a folha. O desembolso é da empresa e volta por compensação. O FGTS, os benefícios mantidos, o plano de saúde da colaboradora e do recém-nascido e a cobertura da vaga não voltam.

É por isso que o evento merece tratamento de processo, com checklist e prazos, e não de exceção. Ele é previsível com meses de antecedência, tem etapas conhecidas e concentra os seus poucos riscos reais em duas datas: o prazo de inclusão do dependente e a verificação de estabilidade no desligamento.

Fontes e referências

• Lei 8.213/1991, art. 72 — pagamento do salário-maternidade pela empresa e compensação nas contribuições.
• Lei 11.770/2008 — Programa Empresa Cidadã e a prorrogação de 60 dias.
• Lei 15.371/2026 — escalonamento da licença-paternidade e criação do salário-paternidade.
• Impactos trabalhistas da Lei 15.371/2026 — estabilidade e efeitos no desligamento.