Janeiro Branco na empresa: quando revisar o PGR

Resumo executivo

• Não existe prazo anual de revisão do PGR na NR-1. O item 1.5.4.4.6 fala em dois anos — três, para quem tem certificação em sistema de gestão de SST. Quem trata o Janeiro Branco na empresa como prazo de conformidade está inventando uma obrigação que a norma não criou.
• O que antecipa a revisão são seis gatilhos, no mesmo item. E um deles já disparou para boa parte do mercado: a alínea (e), mudança nos requisitos legais aplicáveis, foi acionada quando a exigência psicossocial passou a ser fiscalizável, em 26/05/2026.
• Consequência prática: PGR fechado antes de maio de 2026 tende a estar vencido pelo gatilho, não pelo relógio. A conta de dois anos é irrelevante nesse caso.
• O achado que mais aparece não é ausência de plano de ação — é plano de ação sem evidência de execução. Para fator psicossocial, o item 1.5.4.4.5.3 manda considerar a eficácia da medida implementada, não a sua existência no documento.
• Janeiro Branco continua útil: é um marco de calendário conveniente para rodar o checkpoint. Boa prática de ciclo, com esse nome — e a ação de campanha entra no plano de ação como medida de comunicação, nunca como controle de risco.

Resposta direta: a NR-1 não fixa prazo anual para revisar o PGR. O item 1.5.4.4.6 determina revisão a cada dois anos — três, com certificação em sistema de gestão de SST — ou antes disso, se um dos seis gatilhos ocorrer. Janeiro Branco é marco de calendário, não prazo legal.

Os seis gatilhos que antecipam a revisão (bloco de referência)

A regra de fundo, que a próxima seção destrincha, é curta: a NR-1 manda revisar a avaliação de riscos a cada dois anos. O que quase ninguém lê é a segunda metade da mesma frase — "ou quando da ocorrência das seguintes situações" — e é ela que decide o caso concreto da maioria das empresas.

O item 1.5.4.4.6 lista as situações que obrigam a revisão fora do biênio. É a parte da norma que decide o caso concreto da maioria das empresas — e a que praticamente não aparece no conteúdo de mercado sobre Janeiro Branco.

Repare no efeito combinado das alíneas (b) e (e). A (e) pega quem escreveu o documento antes de maio de 2026 — a maior parte do mercado, já que a obrigação era nova. A (b) pega quem mudou a organização do trabalho desde então, o que em ano de reestruturação é quase todo mundo. Entre as duas, o biênio raramente é o critério que decide.

O prazo que a norma fixa, e o que quase todo mundo repete errado

Há uma versão em circulação de que a virada do ano é quando o PGR de riscos psicossociais "vence". Ela é conveniente — dá urgência a janeiro — e é falsa. O texto vigente da NR-1 é explícito:

"A avaliação de riscos deve constituir um processo contínuo e ser revista a cada dois anos ou quando da ocorrência das seguintes situações […]" — NR-1, item 1.5.4.4.6

Dois anos. E o subitem seguinte, 1.5.4.4.6.1, estica esse prazo para até três anos quando a organização tem certificação em sistema de gestão de segurança e saúde no trabalho. Não há no capítulo 1.5 qualquer menção a ano civil, exercício, janeiro ou periodicidade anual.

Isso não torna o assunto menos urgente. Torna a urgência diferente — e, para a maioria das empresas, mais imediata do que um prazo anual sugeriria. Porque o prazo de dois anos é o piso do processo contínuo, e não o único critério.

Onde a confusão nasce

Duas coisas se misturam. A primeira é o ciclo de gestão: orçamento, meta e relatório de SST costumam fechar em dezembro, então é natural que a revisão documental caia junto. Isso é organização interna, não exigência normativa. A segunda é a data de vigência da obrigação psicossocial, 26/05/2026, que muita gente leu como início de uma contagem anual. Não é: é o marco a partir do qual a fiscalização passou a ser punitiva, depois do período educativo definido pela Portaria MTE 765/2025.

Se você quer o passo a passo de como os fatores psicossociais entram no documento, ele está em PGR e riscos psicossociais: como incluir saúde mental no programa. Este artigo trata do que vem depois: quando e como revisar o que já foi escrito.

Quem tem certificação e o prazo de três anos

O subitem 1.5.4.4.6.1 é curto e costuma ser lido como um bônus: com certificação em sistema de gestão de SST, o prazo "poderá ser de até 3 (três) anos". Duas ressalvas mudam o que isso significa na prática.

A primeira é que o prazo estendido incide sobre a periodicidade, e não sobre os gatilhos. Os seis continuam valendo integralmente: uma reestruturação organizacional obriga a revisão no terceiro mês do ciclo tanto quanto no vigésimo terceiro. A segunda é que a redação diz "poderá", não "será" — a extensão é uma faculdade que depende de o sistema de gestão estar efetivamente operando, com auditoria e registro. Certificado com sistema paralisado não sustenta o prazo maior, e é um argumento frágil de se defender numa inspeção.

Na dúvida, o comportamento conservador é manter o biênio como cadência interna e tratar o terceiro ano como folga, não como plano.

O plano de ação que não saiu do papel

O item 1.5.4.4.5 diz que a classificação dos riscos serve "para fins de identificar a necessidade de adoção de medidas de prevenção e elaboração do plano de ação". A parte difícil não é elaborar. É mostrar, um ano depois, que o que estava escrito aconteceu.

E aqui a norma é mais exigente para fator psicossocial do que para o resto. O item 1.5.4.4.5.3 determina que a avaliação considere "as exigências da atividade de trabalho e a eficácia das medidas de prevenção implementadas". Ou seja: não basta registrar que a medida foi tomada — é preciso ter como dizer se ela funcionou.

Como registrar sem fabricar evidência

Quando 2026 fechou com ação planejada e não executada, existem três saídas honestas, e nenhuma delas é retroagir documento:

• Registrar a não execução, com motivo e nova data. Plano de ação com item em atraso e justificativa é um programa vivo. Plano de ação com tudo "concluído" e nenhum indicador é o que chama atenção numa inspeção.
• Reclassificar o que era controle e virou intenção. Se a medida prevista era redimensionar equipe e o que saiu foi uma palestra, o item não está concluído: a palestra é outra medida, de outra natureza, e o risco original segue com o nível anterior.
• Fechar o item com evidência mínima verificável. Data, responsável, público alcançado e um indicador — mesmo que simples, como número de afastamentos na área ou resultado da consulta de percepção prevista no item 1.5.3.3.

Para escolher o indicador, absenteísmo e presenteísmo: como medir o custo real traz as contas que sustentam a leitura de eficácia sem depender de percentual sem fonte.

Os dois relógios: revisar o documento e alimentar a evidência

A dúvida que vem logo depois dos seis gatilhos é operacional: se a revisão é bienal, o que é preciso fazer nos meses do meio? A resposta curta é que existem dois relógios diferentes, e confundi-los é o que produz o achado mais comum de inspeção — um plano de ação assinado e nenhum registro entre uma revisão e a seguinte.

A leitura da última linha é a que muda a rotina. Não há obrigação de criar uma ação nova todo mês — plano de ação não é lista de tarefas, é conjunto de medidas com cronograma. O que precisa existir todo mês é o registro do que aconteceu com as medidas que já estão no cronograma.

A pasta do mês

A forma mais barata de resolver isso é também a mais antiga: uma pasta por mês, com o que existir. Treinamento de liderança realizado, com lista de presença. Comunicação interna enviada, com a data. Benefício implementado. Reunião de CIPA com o tema em ata. Gravação da palestra. Nenhum desses itens é uma ação nova — todos são evidência de execução de ações que já estavam previstas.

A diferença entre a empresa que faz isso e a que não faz aparece na inspeção de um jeito específico. A que registrou mês a mês mostra frequência: algo aconteceu em junho, julho, agosto e setembro. A que não registrou mostra pico: um bloco de atividade em maio, quando o prazo venceu, e silêncio depois. O segundo padrão é o que o auditor lê como cumprimento de fachada, e é também o que mais fragiliza a empresa numa reclamatória, porque a data do documento passa a contar contra ela.

Os indicadores e o compasso de cada um

Sobre os dados que alimentam a leitura de eficácia, a norma também não fixa frequência — mas a natureza de cada indicador fixa por ela. A cadência que funciona na prática é:

• Mensal: afastamentos e atestados, turnover por área, chamados no canal de denúncias. São dados que a empresa já produz e que só precisam ser olhados, não coletados.
• Trimestral: leitura cruzada — a área que concentrou afastamento é a mesma que aparecia no mapeamento? A medida implementada moveu o indicador ou não moveu? É aqui que a eficácia do item 1.5.4.4.5.3 se demonstra ou se desmente.
• Anual: reclassificação dos riscos e fechamento do ciclo do plano, com o que foi concluído, o que está em atraso e por quê.
• A cada dois anos, ou por gatilho: a revisão formal do inventário e do plano.

Um alerta sobre o intervalo de dois anos, que é longo para o objeto. Em empresa com rotatividade alta, a população avaliada daqui a dois anos é substancialmente diferente da que respondeu — parte do mapeamento estará descrevendo gente que já saiu. Isso não é motivo para antecipar a revisão formal por conta própria; é motivo para tratar a leitura trimestral como o instrumento que de fato acompanha a população, deixando a revisão bienal para o que ela é: a atualização do documento.

Por que o tema não esfria: o número que fecha 2024

Os afastamentos do INSS por transtornos mentais passaram de 440 mil em 2024, alta de cerca de 67% sobre 2023 e recorde da série histórica. Ansiedade responde por 141.414 casos e episódios depressivos por 113.604.

Esse dado tem duas leituras no contexto de revisão. A primeira é de risco: a alínea (d) do 1.5.4.4.6 transforma afastamento por doença relacionada ao trabalho em gatilho de revisão, e a curva mostra que a chance de isso ocorrer no período não é remota. A segunda é de linha de base: se a empresa não sabe quantos afastamentos com CID de saúde mental teve no ano, não tem como avaliar eficácia de medida nenhuma — e o item 1.5.4.4.5.3 pede exatamente isso.

A distinção entre ação pontual e programa contínuo, que é o que separa campanha de controle de risco, está desenvolvida em campanha ou programa de saúde mental: o que muda no custo.

O que está em jogo, em número

Não é preciso projetar economia para justificar a revisão do PGR. Basta observar que a linha cresceu 67% em um ano e que a fiscalização passou a cobrar evidência de eficácia das medidas — o custo de não fazer é conhecido, o de fazer é o de uma revisão documental.

Janeiro Branco como campanha — onde ela entra de verdade

Nada disso desqualifica a campanha. Janeiro Branco é um bom marco: cai no início do ciclo, tem apelo interno e não disputa atenção com outras pautas de SST. Usá-lo como data de checkpoint é boa prática de gestão — desde que chamada por esse nome.

O que a ação de campanha pode ser, formalmente, é medida de caráter administrativo: informação e capacitação. A NR-1 admite esse tipo de medida na hierarquia de controle, em caráter complementar. O que não se sustenta é o movimento inverso: usar palestra como controle de um fator de risco cuja origem está na organização do trabalho. Se o fator avaliado é sobrecarga por dimensionamento, o controle é mexer em demanda, prazo ou equipe. A palestra acompanha; não substitui.

Três coisas que valem registrar quando a campanha acontece, e que fazem dela evidência aproveitável:

• Conteúdo e data, com o público efetivamente alcançado — não o convidado.
• Vínculo explícito com o item do inventário que a ação endereça, se houver. Se não houver, é comunicação institucional, e está tudo bem dizer isso.
• O canal de escuta que ficou aberto depois, porque a consulta de percepção de risco é exigência do item 1.5.3.3 e a campanha é uma boa porta de entrada para ela.

Se a campanha for usada para pautar conteúdo, vale ancorar no que existe de recomendação internacional. As diretrizes da Organização Mundial da Saúde sobre saúde mental no trabalho, de 2022, recomendam intervenções organizacionais — mudança em carga, jornada e autonomia — antes de intervenções individuais, que é exatamente a hierarquia que a NR-1 cobra ao pedir eficácia da medida de prevenção. Palestra e material entram como apoio, nunca como a medida principal.

O checkpoint em cinco perguntas

Se a intenção é usar a virada do ano para checar o programa, estas são as cinco perguntas que cobrem o que a norma cobra — na ordem em que a inspeção costuma puxar:

• O inventário descreve a empresa de hoje? Se houve reestruturação, mudança de meta ou de escala desde a última versão, a alínea (b) já pede revisão.
• O PGR é anterior a 26/05/2026? Se sim, a alínea (e) se aplica, e a revisão não depende do biênio.
• Cada item do plano de ação tem desfecho datado? Concluído, em andamento com nova data, ou não executado com motivo. Sem terceira via silenciosa.
• Existe indicador para os itens concluídos? É o teste de eficácia do 1.5.4.4.5.3, e o ponto mais frágil na prática.
• A consulta aos trabalhadores aconteceu e está registrada? Inclusive as solicitações da CIPA, que são gatilho próprio pela alínea (f).

Quem está montando o programa do zero, e não revisando, tem um caminho mais curto em checklist de adequação à NR-1 em 30 dias.

O erro de sequência que custa o ciclo inteiro

Há uma ordem que se repete e que desperdiça trabalho: a empresa escolhe as ações primeiro e vai buscar o risco que elas endereçam depois. O resultado é um plano de ação bem escrito que não conversa com o inventário — e, na revisão, nenhum item fecha, porque não havia como fechar.

A sequência que a norma desenha é a inversa e está no item 1.5.4.4.5: avalia-se, classifica-se, e da classificação sai a necessidade de medida e o plano de ação. Quando o ponto de partida é a agenda de campanhas do ano, o inventário vira justificativa retroativa. Dá para publicar o documento assim; não dá para demonstrar eficácia depois, porque a medida nunca foi desenhada contra um risco classificado.

O teste é simples e vale fazer antes de fechar o orçamento: pegue cada ação prevista para 2027 e aponte a linha do inventário que ela endereça. As que não tiverem linha são comunicação institucional — legítimas, e fora do plano de ação.

O que levar para o orçamento de 2027

Duas linhas costumam faltar. A primeira é a de medição: sem série de indicador, a avaliação de eficácia do 1.5.4.4.5.3 fica sem lastro, e é o item que mais gera retrabalho. A segunda é a de capacidade de resposta — o que a empresa faz quando o afastamento acontece. A alínea (d) transforma esse evento em gatilho de revisão, então ele deixa de ser só custo assistencial e passa a ter consequência documental.

Vale fechar com a distinção que sustenta tudo isto: a NR-1 não pede campanha, pede gestão de risco com evidência. O calendário de meses coloridos é um instrumento de comunicação útil e legítimo, e fica mais útil quando não é confundido com o instrumento de conformidade. Janeiro é um bom lugar para checar o programa. Não é o prazo dele.